OCR, Optical Character Recognition, em português, Reconhecimento Óptico de Caracteres, é uma tecnologia que permite a conversão de documentos (em diversos formatos) em dados que podem ser pesquisados e editados por um dispositivo, como celular ou computador. Neste post, você vai entender o funcionamento desta tecnologia e como ela tem impactado a gestão dos conteúdos corporativos.Afinal, a gestão de documentos é essencial em qualquer negócio, mas, ainda mais importante é fazê-la de forma automatizada. O volume de informações, arquivos, contratos e dados compartilhados em uma empresa é extremamente alto, sobretudo no momento atual, durante a Era da Informação. Continue a leitura e saiba mais sobre o que é OCR!O que é o OCR?Dentre muitas outras vantagens - como a organização e armazenamento de volumes extensos de dados - a automatização permitiu que documentos físicos fossem transformados em digitais e convertidos em formatos editáveis e pesquisáveis. Isso é possível através do OCR, sigla em inglês que significa Optical Character Recognition, ou seja, Reconhecimento Óptico de Caracteres.O OCR converte imagens de texto em texto real. Ele funciona como um facilitador de dados digitalizados em forma de GIF, JPG, PNG, TIFF e PDF do tipo imagem e, combinado com outras tecnologias, é usado para armazenar, pesquisar e extrair informações de documentos como:

• Contratos
• Comprovantes
• Documentos de funcionários
• Registros patrimoniais
• Atestados
• Ordem de compras
• Notas fiscais
• Páginas de relatórios e outros.

A tecnologia, portanto, ajuda as empresas a armazenar e localizar os arquivos. O seu principal objetivo é a possibilidade de redução de gastos desnecessários e trabalhos repetitivos, além de contribuir para o meio ambiente reduzindo o uso de papel.Como funciona o OCR?Com a tecnologia OCR, todo documento digitalizado é tratado como um documento de texto. A ferramenta analisa o documento e compara os caracteres com fontes armazenadas em seu banco de dados e/ou reconhece características típicas de determinado caractere.De forma resumida, o OCR funciona como um extrator de informação, ou seja, se você possui um documento impresso é possível fazer uma foto desse documento ou digitalizá-lo pelo scanner e, através da tecnologia OCR, transformar este arquivo em editável.Além disso, o OCR facilita a busca de informações específicas, já que ele reconhece os caracteres e palavras-chave em uma imagem, armazena os dados e os converte em um texto. Assim, fica mais fácil realizar a análise e manipulação dos documentos.O que eu preciso para que o OCR funcione?Para que a tecnologia OCR funcione, em primeiro lugar, você precisa ter um modo de entrada do documento para o computador. Isso pode ser feito através de:

• Scanner
• Celular
• Máquina fotográfica digital
• Outro dispositivo que capture digitalmente o documento.

Importante lembrar que o OCR precisa que o arquivo seja disponibilizado de forma nítida e em boa resolução, ou seja, arquivos com sombras e partes escuras dificilmente serão reconhecidos pelo sistema.Para um bom arquivo transformado em OCR é preciso ficar atento a alguns detalhes:

• O alinhamento do texto deve estar na posição horizontal
• Confira o brilho, contraste e ruídos da imagem
• O texto deve estar nítido
• Deve-se evitar imagens com tons de cinza ou com fundo composto com alguma cor ou imagem
• De preferência a resolução da imagem deve estar em 300 dpi.

Vantagens do OCREstudos da ABGD (Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos) mostram que o profissional brasileiro gasta, em média, 2 horas por dia para encontrar papéis importantes. Além disso, em grandes empresas, um documento é perdido a cada 12 segundos. Isso porque documentos impressos são fáceis de extraviar e se perder, além de demandarem um tempo maior de pesquisa até localizá-los.Por este motivo, dentre as vantagens do OCR estão a velocidade e a segurança no armazenamento de dados. Nesse sentido, o OCR pode ser muito importante no dia a dia de uma empresa que tem muitos funcionários inserindo documentos na base. Afinal, ele permite que você encontre um documento, mesmo sem saber como ele está registrado ou onde foi armazenado. A tecnologia OCR é capaz de:

• Converter diversos tipos de documentos em dados pesquisáveis
• Facilitar a busca por informações específicas, por meio de palavras-chave
• Diminuir o risco de perda de documentos e informações
• Conferir maior agilidade no compartilhamento de informações na empresa
• Permitir o preenchimento automático de formulários e a validação de dados pelo sistema, a partir do input de um documento escaneado.

Todas as funcionalidades são fundamentais para acelerar os processos internos das empresas, evitar erros e reduzir custos.OCR e a acessibilidadeUm ponto importante do OCR é a possibilidade de encurtar as barreiras existentes na tecnologia. Uma delas está diretamente relacionada às pessoas cegas. Isso porque documentos de imagens e PDF não são reconhecidos por leitores de tela e, um arquivo transformado pela tecnologia OCR seria a solução para este problema.Desde sua criação há 70 anos, o OCR vem evoluindo em suas funcionalidades. A expectativa é que essa tecnologia possa, cada vez mais, ser integrada com outras tecnologias como Cloud Computing (Computação em Nuvem), Machine Learning (ou aprendizado da máquina, que permite automatizar respostas ao usuário) e Inteligência Artificial. Essa integração permite a obtenção de resultados muito mais precisos e uma possibilidade de automação dos processos ainda maior.Gestão de DocumentosPara aplicar a tecnologia de OCR em sua empresa, você pode utilizar plataformas de gestão de documentos. Além das vantagens do reconhecimento óptico, é possível fazer uma gestão integrada de conteúdos e ainda combiná-los aos processos da organização.Em um negócio orientado a processos, cada etapa das operações gera grandes volumes de dados. Estas informações, com uma plataforma de Gestão de Conteúdos (ECM), ficarão sempre armazenadas, atualizadas e disponíveis de forma fácil e visível aos envolvidos nos processos. Em um processo produtivo em fábrica, por exemplo, é possível inserir todas as informações pertinentes à compra de insumos, contratações jurídicas, documentos de funcionários, pedidos de clientes, padrões de qualidade e outros. Tudo em um mesmo sistema, com segurança e fácil acesso.Portanto, com uma plataforma digital que contenha o BPM (Gestão de Processos de Negócios) e ECM é possível ter uma gestão de conteúdo completa e auxilia na gestão de ponta a ponta, com uma visão global dos processos da empresa.Quer conhecer melhor sobre as soluções? Veja como [ECM e BPM](5f7ce2468ddbdf027047c430) podem contribuir para a gestão do seu negócio!