La Matriz de Eisenhower se centra en priorizar las tareas en función de la urgencia e importancia de cada una, mejorando la rutina empresarial.La Matriz de Eisenhower es una herramienta importante para organizar las tareas diarias. ¿Te has enfrentado a la situación en la que hay un "camión" de actividades que se amontona frente a ti y no sabes por dónde empezar? Pues bien, la solución puede estar aquí.El nombre de esta metodología es un homenaje al ex presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, un general que tenía un rango de 5 estrellas y que presentó la idea que originó la matriz. Consiste en una organización por cuadrantes, como veremos más adelante.Sigue leyendo este artículo para saber cómo funciona y cuáles son los objetivos de la Matriz de Eisenhower, además de ver ejemplos prácticos de aplicación de la metodología.¿Para qué sirve la Matriz de Eisenhower?¿Sabes cuándo utilizar la Matriz de Eisenhower y para qué sirve? Este modelo de cuadrantes prioritarios tiene un impacto directo en la gestión de procesos y se utiliza para:

• Organizar las actividades según la urgencia y la importancia.
• Garantizar una mayor claridad en las actividades empresariales.
• Resolver los posibles problemas que puedan surgir en el día a día.
• Mejorar la productividad de las empresas.
• Agilizar la ejecución de los procesos.
• Reducir el tiempo de toma de decisiones, además de optimizar el proceso.

La Matriz de Eisenhower puede utilizarse para planificar las tareas diarias, semanales o mensuales y puede emplearse en todas las áreas, ya sea de forma colectiva o individual.Más información: ¿[qué es la mejora continua](61969726351e93287c68a539 y por qué debes conocer este tema?¿Cómo funciona la Matriz de Eisenhower?La Matriz de Eisenhower es una herramienta muy visual que distribuye las funciones por urgentes o importantes en cuatro cuadros.De este modo, las tareas pueden ser urgentes, no urgentes, importantes o no importantes, siempre con la combinación de dos clasificaciones, lo que es fundamental para entender el nivel de prioridad.Aunque muchas empresas siguen insistiendo en que urgente es sinónimo de importante, ambos conceptos son diferentes. Comprender esta variación evitará la acumulación de tareas y hará que tu rutina diaria sea más dinámica y asertiva.Con este diseño, es más fácil establecer un calendario, delegar responsabilidades y cumplir los plazos dentro de la planificación estratégica, ¡con beneficios para todo el equipo!Los cuadrantes de la Matriz de EisenhowerComo se dijo en el apartado anterior, la Matriz de Eisenhower es una herramienta visual con los siguientes cuadrantes:

• (1) Importante y urgente: debe realizarse inmediatamente. También se les llama "hacer primero" y no pueden esperar, como las acciones para demandas inesperadas.
• (2) Importante y no urgente: tareas que son relevantes para la empresa, pero que necesitan un plazo de ejecución y no exigen una entrega inmediata. Ejemplos: cursos de cualificación o certificados de calidad de la empresa. En este caso es posible decidir cuándo hacerlas.
• (3) Urgente y no importante: deben realizarse con rapidez, pero no son muy importantes, como responder una llamada o contestar un mensaje. A veces se puede delegar en otra persona.
• (4) No es urgente ni importante: es el último en la lista de prioridades. Pueden esperar. Muchas veces, el objetivo es trabajar para excluir este tipo de actividad.

Es importante analizar con criterio las tareas que surgen, así es posible planificar bien la rutina y tener resultados más significativos sin sobrecargar a los empleados.En un contexto de alta exigencia, saber hacer una Matriz de Eisenhower y organizar bien las actividades es fundamental para mantener la salud de los equipos y las entregas según la planificación.¿Cómo aplicar la Matriz de Eisenhower en la empresa?La Matriz de Eisenhower es un proceso sencillo de diseñar. A continuación, verás tres pasos importantes en la construcción de esta herramienta.1. Dibuja el cuadranteEl primer paso es dibujar la Matriz de Eisenhower. Se trata de un plano cartesiano dividido en cuatro cuadros. El eje horizontal indica el nivel de importancia y el eje vertical el nivel de urgencia. El cruce de estos ejes da lugar a la prioridad de los cuadrantes.2. Define las tareas de cada áreaEnumera las actividades según las características de cada eje. Para situarlos en el cuadrante, analiza su importancia y urgencia y cruza ambos aspectos.3. Delega las tareas según el potencial de cada empleadoPor último, hacer la distribución de tareas, según las funciones de cada empleado, sus potencialidades y, por supuesto, siempre alineado a la planificación estratégica del negocio.Consejos para optimizar la Matriz de EisenhowerAdemás del paso a paso para construir la Matriz de Eisenhower, algunos consejos ayudan a optimizar la planificación, garantizando mejores resultados, una rutina más fluida y equipos más comprometidos.Utiliza un software de organización de tareasAunque el cuadrante parece sencillo –y realmente lo es– no hay que subestimar la cantidad de actividades de una empresa. ¿Imaginas hacer manualmente un cuadrante para cada una de las tareas? Parece imposible, ¿verdad?Por lo tanto, invierte en un software especializado en organización. Si es posible, prioriza las plataformas tecnológicas con entradas automáticas, que crean patrones de prioridad y automatizan una serie de acciones.Mantén el tablero siempre a la vista de todosNo tiene sentido crear la matriz y no dejarla accesible. Se trata de un modelo visual, que debería estar al alcance de todos los usuarios de forma sencilla. Puede estar en una pizarra en la sala o en una plataforma de acceso diario.No dejes de lado el cuadrante 2Como no es urgente, el cuadrante 2 suele dejarse para más adelante. Pero esto no debe convertirse en una práctica frecuente. Al fin y al cabo, estamos hablando de tareas importantes. Merece la pena vigilarlos y definir un momento para su ejecución.Mantén la matriz actualizadaPor supuesto, mantén la matriz siempre actualizada, en función de las nuevas demandas que surjan en el día a día de la organización.Si quieres mejorar continuamente tu rutina de trabajo, conoce la Gestión de Workflow. Con esta metodología defines, organizas y controlas la secuencia de actividades, ¡con resultados sorprendentes!